Betalingsherinnering sturen? Zo doe je dat

Betalingsherinnering sturen? Wacht er niet te lang mee!

Je krijgt jouw rekening niet op tijd betaald. De betaaltermijn die je stelde is verstreken en toch heb je het geld nog niet binnen. Wanneer onderneem je actie? Het slechtste wat je kunt doen is afwachten. De praktijk leert dat uitstaande facturen het snelst betaald worden als je er bovenop zit. Stuur daarom direct als de betalingstermijn verloopt een herinneringsfactuur. En schroom niet om de klant even te bellen of te mailen. Gewoon vriendelijk even informeren.

Voorbeeld herinneringsfactuur: gratis template en tips

Om je te helpen bij het maken van een juiste aanmaning maakten we een whitepaper. Hierin vind je praktische tips en adviezen. We leggen uit waarom het belangrijk is dat je strikt en accuraat reageert. Maar wel op een vriendelijke toon.

Ook geven we een voorbeeld, inclusief tekst herinneringsfactuur. Zo is het belangrijk dat je een concrete datum noemt waarop het geld overgemaakt moet zijn.

Over dit soort praktische zaken gaat de whitepaper. Je ontvangt ook een voorbeeld betalingsherinnering.

Hoe maak je een herinneringsfactuur?

Wist je dat ongeveer 1/3e van alle facturen niet goed of tijdig wordt betaald? Het is funest voor een bedrijf om hier vrijblijvend mee om te gaan. Heb je nog niet gebeld met jouw klant waarom er niet wordt betaald? Doe dat dan vooral eerst. Misschien gaat er administratief iets fout (bijvoorbeeld een verkeerd factuuradres) of is er een andere barrière. Ontbreekt een duidelijke verklaring? Hoogste tijd om een aanmaning de deur uit te doen.

Aanmaningen kun je op verschillende manieren verzenden. Vroeger werd een aanmaning vaak als aangetekende brief verzonden. Met de huidige technologie is het mogelijk om aanmaningen per e-mail of zelfs per sms-bericht te verzenden. Een goede aanpak is om de aanmaning per post (als een gewone brief) en daarnaast ook per e-mail te versturen.

Wat staat er in de betalingsherinnering?

In een schriftelijke herinneringsfactuur herinner je jouw klant aan zijn betalingsverplichting. Meld ook dat je een incassobureau inschakelt, de vordering overdraagt aan een kredietverzekeraar of naar de rechter stapt als jouw klant niet betaalt.

Op de herinnering vermeld je ten minste de volgende gegevens:

Factuurnummer
De datum van de betalingsherinnering(en)
Factuurbedrag
De datum waarop het geld op jouw rekening moet staan

Iemand die opschrijft wat er in een betaalherinnering moet staan

Wat als de klant ook na de betalingsherinnering niet betaalt?

Betaalt je klant nog steeds niet? Stuur dan een laatste aanmaning, ook wel ‘in gebreke stelling’ genoemd. Hierin staat dat je de vordering uit handen geeft als opnieuw de betaling uitblijft. Vermeld ook dat het factuurbedrag wordt verhoogd met de buitengerechtelijke incassokosten en wettelijke rente zodra de vordering wordt overgedragen.

Voorkomen is beter dan genezen: dek jouw betalingsrisicos' af

Geld dat vastzit in openstaande nota’s gaat ten koste van je werkkapitaal. Hierdoor kun je geld tekort komen dat je nodig hebt om de groei van je onderneming te financieren. Met onze kredietverzekeringen zorgen wij voor meer zekerheid van betaling. Veel ellende wordt voorkomen en jij kunt je maximaal concentreren op jouw eigen zaak. Een kredietverzekering is geen garantie dat klanten jouw facturen altijd betalen, maar gaat het toch mis dan vergoeden wij aan jou de schade. Meer weten? Neem dan contact met ons op.

Neem contact op

Contact opnemen met een klant over een onbetaalde facuur is geen fijne klus. Gebruik onze belregels om het jezelf makkelijker te maken.

Lees verder

Man die voor-en nadelen van factoring bekijkt

Alternatief voor factoring

Als je een factuur stuurt moet je wachten op je geld. Je kunt dan kiezen voor factoring. Factoring klinkt mooi, maar kent ook nadelen. Wij bieden het ideale alternatief voor factoring.

Lees verder